走进日企：如何快速发邮件。本系列文章带大家走进日企，通过一些职场小故事让大家掌握一些日本职场的小技巧，比如说话方式，时间利用及加班的注意事项等内容，有打算进入日企工作的小伙伴注意啦!
何でもメールに頼ると効率が落ちる場合も
什么都依赖邮件效率低下的情况
仕事のメールの本数は、1日0通という人から、中には送信50通、受信100通という人まで様々(読者アンケートより)。1通を2分で書いたとしても、1日10通送れば計20分、年間(250日)ではなんと83.3時間をメールだけに費やすことに!
工作的邮件量从每天0封到每天发送50封、接收100封数量不等(数据取自读者问卷调查)。如果写1封邮件需要2分钟，一天发送10封的话，就一共要花20分钟，一年(按250天算)光发邮件就要83.3个小时!
「その時間はもっと減らすことができます」と、ビジネスメール教育を手がける平野友朗さん。「まずは、メールの本数そのものを減らすことを考えましょう。社内の相手には直接話す、文章で説明するのが難しければ電話をするなど、メールを使わないほうが早くなるケースは多々あります」
“可以很大程度上减少发邮件的时间。”从事商务邮件教育的平野友朗先生说，“首先，从减少邮件本身的数量来考虑。有很多事情可以直接和公司员工面谈，如果用文章很难说清的话可以打电话，这都比发邮件快很多。”
また、謝罪や注意は、基本的にメールではなく対面や電話で直接伝えるのが望ましい。
另外，道歉或提出忠告等时候，还是不要发邮件，面谈或通电话比较好。
「依頼する場合にも、事前に相手に軽く話を通しておき、メールを確認だけに使うようにすれば、何度もやり取りする手間が省けます。5通送っていたメールを2通に減らせば、60%もの効率アップになりますよ」
“托人办事的时候，事先要跟对方打声招呼，再通过邮件确认一下的话，会省下很多工夫。如果本来要发5封邮件，现在减少到2封，那效率就提高了60%。”
その上で、メールを書く時間を短縮するには「単語登録」が便利。「自分の名前やあいさつ文は打ち慣れているため、時間がかかっているという実感が小さい。これらを単語登録することで、1日数分は短縮できるはずです」
在此基础上，为了缩短写邮件的时间，“单词登录”也是很方便的。“因为自己的名字啊开头的问候已经打习惯了，所以很难实际感觉到花了时间。把这些惯用语变成单词登录的话，一天可以缩短好几分钟。”
また、文章を考える時間を短縮するためには、テンプレート(ひな型)を活用しよう。特に、断りや催促など、相手に気を使うシーンでは文章を書くのに時間がかかりがち。下をアレンジし、時短に役立ててみて。
还有，为了缩短构思文章的时间，要学会活用模版。特别是拒绝和催促别人的时候，很容易考虑到对方情绪而花更多时间来思考措辞。下面是几种有效缩短时间的技巧。
時短メール3つのテク
快速写邮件的3种技巧
1 「単語登録」をする
1 单词登录
「単語登録」とは、頻繁に使うフレーズをPCに登録すること。例えば「いつも」と入力して変換を押すと、一瞬で「いつもお世話になります」が表示されるように設定できる。手順は下の通り。冒頭のあいさつ文、会社名や自分の名前、結びの文章などを登録しておけば、文章作成が早くなる!
“单词登录”是指把频繁使用的单词录入电脑。例如，输入“いつも(平常)”电脑就会立刻转换成“いつもお世話になります(平日里多谢您的照顾)”。顺序如下图所示。提前录入好开头的问候、公司名称、自己的名字和结尾语等，文章很快就写好了!
单词登录的方法(以IME日文输入法状态下为例)：
Step1：在工具栏点击工具箱图标，选择「単語/用例の登録」
小提示：登录常用词条
○○(你的名字)→我是△△公司的○○
总是→总是麻烦您了
快速→您这么快速地回邮件给我真是太感谢了
答复→我答复晚了真不好意思
讨论→还想跟您讨论一下，请多多关照
今后→今后请多多关照
手机→我的手机号是090-0000-0000
CC→(CC：敝公司●●、●●)
Step2：在单词登录的「読み」和「語句」栏输入惯用语，点击登录
Step3：在词根栏编辑登录的单词
2 テンプレートをアレンジする
2 设计模板
月1回以上、同じような文面のメールを送っているなら、その「ひな型」をテキストファイルなどで作成・保存しておき、その都度コピーして使うと時短に。「ただし、明らかに使い回しだと分かる文章は、相手に不快な印象を与えることも。状況に合わせて内容をアレンジすることを忘れずに」
1个月发送1次以上相同内容的邮件的话，就提前把模板输入文本和保存在电脑中，每次用到时复制一下就节省很多时间。“但是，如果能明显看出你这篇文章被使用过很多次的话，也会给对方带来不好的印象。所以不要忘记根据具体情况适当修改内容。”
小提示：能模板化的内容
订货、请求、确认、估价单、寄送估价单的请求、收款确认、拜托工作、拒绝工作、议事记录、自己公司的访问向导等
3 読む時間を決める
3 决定阅读时间
「1分1秒を争う連絡なら、相手は電話をしてくるはず。受信のたびに即レスを繰り返していると、作業が細切れになって能率が下がり、時短になりません。職種にもよりますが、15分に1回、1時間に1回などと見るタイミングを決めましょう。受信通知のアラートを設定している人は解除を」
“如果是很紧急的联系，对方会打电话过来。收邮件的时候需要立即回复的话，工作就变得很零碎，效率也下去了。根据你的职业种类，决定好你每15分钟或每小时检查一次邮箱的频率。设定好收信提醒的人除外。”
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